004. FP&A szolgáltató központok létrehozása – második rész

Az első részben a szolgáltató központok létrehozásával kapcsolatos kisebb, de stratégiai pontokról volt szó, a második részben pedig az általam legfontosabbnak tartott, három kérdéskört járom körbe, amelyekre érdemes a tervezés során különösen nagy hangsúlyt fektetni.

  1. az erőforrásokat az utazáshoz kell igazítani, nem a végeredményhez. Jellemzően ördögi kört hoz létre, hogy a szolgáltató központba történő migráláskor, részben költség-hatékonyság miatt, annyi embert vesznek fel, amennyi ideális esetben el tudja látni a már harmonizált folyamatokkal megtámogatott feladatot. Arra viszont nem fektetnek hangsúlyt, hogy a munkák átadásának első napján sem a hatékonyság, sem az üzleti ismeret, sem a rendszerek ismerete, sem a folyamatokhoz kapcsolódó network nincsen meg. Ez kialakul/kiépül pár hónap alatt, de nem áll rendelkezésre azonnal. Ez a szituáció pedig kikényszeríti a szolgáltató központok munkavállalóinak egy részéből, hogy felálljanak, hiszen még sokat nem fektettek be, hiszen látványosan kautikus állapotok uralkodnak. Amíg viszont ez az ember kiesik, addig a munkatársaknak kell többet dolgozni (esetleg ők is a távozás mellett döntenek, multiplikálva a hatást), a központ vevői pedig nem kapnak megfelelő kiszolgálást és minden esetben újra lehet kezdeni a betanítást. Ezt el lehetne kerülni azzal, hogy az első év, másfél év időtartamára 20-25%-val több erőforrást biztosítanak a szolgáltató központba. Ebből a létszámból lesz természetes lemorzsolódás is, de aki pluszként marad, azt egyszerűen fel lehet használni a központ más tevékenységeinél. Ezt a plusz-költséget érdemes a projekt részeként tervezni – általánosságban, ha létszámleépítés van, akkor sem azzal terveznek, hogy ebben a hónapban még 10 egység a munkabér, jövő hónapban pedig csak 8, hanem a kettő között van, mondjuk 4 egység végkielégítés, ami a projekt velejáró költsége.
  2. Ne csak az FTE-számot (Full-Time Equivalent – teljes munkaidő egyenértékű létszám), hanem a folyamatokban résztvevő emberek fizikai számát is nézzük meg. A szolgáltató központok létrehozását rendszerint egy felmérés előzi meg, amelyben minden munkavállaló mellé kiszámolják, hogy körülbelül mennyi időt tölt el a migrálandó feladattal. Tegyük fel, hogy 4 ember lát el egy típusú FP&A munkához kapcsolódó tevékenységet és mind a 4 ember teljes munkaidejének a 25%-át tölti el ezzel egy hónapban. Az előzetes felmérésben az szerepel, hogy 4 x 0.25 FTE ember végzi a munkat, vagyis a szolgáltató központba ha beteszünk 1 embert, aki csak ezt a munkát végzi, akkor pontosan el tudja látni azt a feladatot, amit átvinni terveznek. A csapda ebben a megközelítésben az, hogy a legnagyobb valószínűség szerint a korábbi 4 ember ugyanabban az időszakban látta el ugyanazt a munkát és alapjaiban téves azt gondolni, hogy csak azért, mert holnaptól egy szolgáltató központba lesz centralizálva a 4 ember tevékenysége, attól olyan hatékony lesz első naptól (lásd előző pont is), hogy konfliktusok nélkül le lehet a változást vezényelni. Nem beszélve arról a kérdésről, hogy fizikailag lehetséges e a 4 ember munkáját egy személynek ellátnia. Mivel a standard FP&A munkák a havi zárásokhoz kapcsolódnak, ezért könnyen feltételezhető, hogy a 4 ember lecserélése 1 emberre fizikai képtelenségeket indukál a határidők környékén.
  3. Folyamat-leírások: komoly értékkel bírna, ha minden vállalatnál, minden munkavállalónak létezne egy folyamat-leíró kézikönyve, amelyben dokumentálja a saját munka-folyamatait. Ebben benne lenne a használt rendszerek beállításai, print-screen-ek, kontaktok, határidők, kalkulációs módszerek és standard jelentési kötelezettségek (akár rendszeres, akár ad-hoc jellegűek). Ezek a leírások jelentősen megkönnyítenék a munkák átadását, elkerülve, hogy vagy az új munkatársnak kelljen mindent egyszeri elmondás alapján megjegyezni/dokumentálni, vagy a régi munkatársnak kelljen túl sok időt tölteni a betanítással/új munka betanulásával. Amennyiben pedig a régi munkatárs elhagyja a céget, akkor egy ilyen leírással megelőzhető az információ részleges elvesztése is. A szolgáltató központokba történi migrációnál is komoly szerepe van egy ilyen folyamat-leírásnak, több szempontból is:
    1. A migráció előtti vészjelzésként értékelhető, amennyiben az átadó fél nem tud ilyet készíteni, azzal érvelve, hogy munkájának csak nagyon kis része írható le, a többi vagy ad-hoc, vagy minden hónapban át kell nézni az adatokat, értelmezni azokat és az értelmezés alapján döntést hozni. Amennyiben ez a helyzet, az mind az 1-es és 2-es pont által megfogalmazott kihívásokat a végletekig felerősíti.
    2. Az FP&A munkának egyik legfontosabb jellemzője a könyvelési (F&A) jellegű munkától, hogy nem a jogi személyiség egészét nézi, hamem a teljes szervezet bármely részkombinációját. Természetesen itt is vannak standard megközelítések, de a folyamat-leírásnak egyértelműen dokumentálnia kell, hogy mely részeket kell figyelembe venni és azokat milyen módszerrel lehet a teljes adattömegről leválasztani.
    3. A migráció talán legfájdalmasabb pontja, amikor az alaptevékenység megvan, az adatok rendelkezésre állnak, az elemzés elkészült, a jelentés leadásra került és megjelennek az egészhez mérve jelentéktelennek tűnő kérések, amelyek az előállított adatokhoz kapcsolódnak, de más formában, más tartalommal, más megközelítésben. Ezek is mind betanulható követelmények, de egy jól megírt folyamat-leírásban mindenképpen szerepelnének és ezzel elkerülhetővé válna, hogy a migrációs időszak egyéb kihívásai mellett (lásd 1-es és 2-es pont) felesleges komplikációkat okozzanak. Nem beszélve azokról a helyzetekről, amikor a rendszer gyengeségei miatt az alap-elemzéshez kapcsolódó járulékos információkat nem lehet kinyerni visszamenőleges időpontra.

 

E három, fontos kérdéskör elsősorban azokra a migrációkra vontakozik, amikor az egész projekt nem kapcsolódik rendszer-bevezetéshez/átálláshoz. Azt nem állítom, hogy a rendszer-átállásos projekteknél ennyi elég lenne, de hiszem, hogy e három pont tudatos és szándékos kezelése rengeteg frusztráció kiküszöbölésével tud hozzájárulni a projekt sikerességéhez.

 

 

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük